Die Nebenkostenabrechnung umfasst alle Posten, die für die Unterhaltung der Wohnung notwendig sind. Auch die Verbrauchskosten für die Heizung und für das warme Wasser sind in der Nebenkostenabrechnung enthalten. Die Posten, die für die Unterhaltung des Mehrfamilienhauses anfallen, teilen sich die Mieter. Als Grundlage dient ein Schlüssel, der sich an der Größe der Wohnung bemisst. Dazu gehören unter anderem die Kosten für die Pflege der Gemeinschaftsanlagen, den Hausmeister, die Pflege der Flure und Keller und den Winterdienst. Es dürfen nur die Kosten aufgeführt werden, die tatsächlich angefallen sind. Mieter haben jederzeit das Recht, die Aufstellungen einzusehen. Die Aufschlüsselung der einzelnen Posten ist für jeden einzelnen Mieter in der Nebenkostenabrechnung angegeben. Für Interessierte ist es möglich, die gesamten Kosten, die für die Wohneinheit angefallen sind, in der Verwaltung einzusehen.
Aufstellung der Kosten erfolgt in der Regel einmal im Jahr
Viele Vermieter geben eine Nebenkostenabrechnung einmal im Jahr an die Mieter aus. Während des Jahres erfolgt mit der Miete eine monatliche Vorauszahlung. Die Abschläge werden mit den Kosten verrechnet. Er ergibt sich ein Guthaben oder eine Nachzahlung, beides wird für jeden Mieter individuell ermittelt. Der Mieter ist verpflichtet, die Zahlungen pünktlich zu leisten. Aber auch dem Vermieter obliegen Verpflichtungen. So muss er nicht nur die Abrechnung korrekt erstellen, sondern auch die Fristen wahren. Es gibt keine gesetzliche Bestimmung, die besagt, dass die Nebenkostenabrechnung innerhalb eines Jahres erstellt werden muss. Es ist eine Regel, die sich bei vielen Vermietern etabliert hat. Grundsätzlich kann sich der Vermieter auch länger Zeit lassen: Die Abrechnung für einen festgelegten Abrechnungszeitraum muss spätestens bis zum 31.12. des darauf folgenden Jahres beim Mieter eingegangen sein. Andernfalls gilt die Nebenkostenabrechnung als verjährt. Dies kann für den Mieter von Vorteil sein, wenn er eine Nachzahlung leisten müsste. Viele Mieter erwarten jedoch eine Nachzahlung. Nach Aufforderung durch den Mieter muss der Vermieter eine Nebenkostenabrechnung erstellen.
Formale Anforderungen an die Nebenkostenabrechnung
Die Nebenkostenabrechnung muss einige Formalien enthalten. Sind diese nicht eingehalten, kann der Vermieter eine Korrektur fordern. Der Name des Mieters muss enthalten, die Adresse ebenfalls, und auch den Namen und die Adresse des Vermieters und der Verwaltung. Wichtig ist, dass die Wohneinheit benannt wird, für die die Abrechnung erstellt wird. Auch der Verteilungsschlüssel ist wichtig. Nur dann kann der Mieter nachvollziehen, wie sich die Kosten zusammensetzen, die er zu zahlen hat. Jeder einzelne Posten muss in der Gesamtheit aufgeschlüsselt sein. Die Kosten für die Wohnung sind ebenfalls aufgeschlüsselt. Sind diese Posten nicht vollständig enthalten, kann der Mieter widersprechen und muss die Kosten zunächst nicht zahlen. Deshalb ist es für den Vermieter ausgesprochen wichtig, diese Vorgaben einzuhalten.
Handelt es sich um einen gewerblichen Vermieter, ist es wichtig, die Mehrwertsteuer detailliert aufzuschlüsseln. Diese muss als einzelner Posten auf der Nebenkostenabrechnung eindeutig aufgeschlüsselt sein.
Arbeitshilfen für die Erstellung der Nebenkostenabrechnung
Große Vermietergesellschaften beschäftigten eine Buchhaltung, die sich mit der Nebenkostenabrechnung befasst. Die Mitarbeiter sind geschult und kennen die Formalien. Kleinere Vermieter oder Einzelvermieter übernehmen die Abrechnung in der Regel selbst. Hier können die Formalien ein Problem darstellen. Als Arbeitshilfe können Bücher wie „Nebenkostenabrechnung für Vermieter“ von Haufe oder Abrechnungsprogramme dienen. In diese sind die Formalien bereits einarbeitet. So ist es möglich, die Abrechnung auch ohne detaillierte Kenntnisse zu erstellen. Solch ein Programm berücksichtigt die Vorgaben. Vorab müssen die persönlichen Daten der Mieter eingegeben werden. Dazu gehört unter anderem auch die Größe der Wohnung. Wenn die gesamten Kosten für die Unterhaltung des Mehrfamilienhauses eingetragen werden, kann die Aufschlüsselung der Kosten für jeden einzelnen Mieter automatisiert möglich. Der Vorteil liegt darin, dass Rechenfehler nicht passieren können. Diese sind ein häufiger Grund, aus dem Mieter in den Widerspruch gehen. Auch Buchhalter arbeiten mit Abrechnungsprogrammen, um eine detaillierte und genaue Abrechnung für den Mieter zu ermöglichen und Fehler weitestgehend zu vermeiden.